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  • 華為會計憑證裝訂方法曝光!這才是財務真正的憑證裝訂水平!

    2021-10-08 10:26:35 財貓云 閱讀
    華為財務一直是會計人學習的榜樣!而今天財姐要講的是,華為會計憑證的處理也是優秀的!好多會計人員一直還認為,只要報銷費用的記賬憑證底下附有發票,支付的該筆費用稅前扣除和抵扣就萬事大吉了,今天要告訴大家,會計憑證相關附件不齊全,將是會計人員做賬的大忌!看看華為怎么做的!

    會計憑證處理不定不能馬虎大意,會計憑證裝訂的水平也能反映出企業的管理水平。看看下面這張圖片吧,上圖為華為上世紀90年代前后的會計憑證裝訂,下圖是華為現在標準化的會計憑證裝訂。

    圖片

    不僅如此根據我們搜集的資料發現,華為擁有非常先進的財務系統,效率非常高。我們也能從小小的費用報銷這個環節就能看出來!

    01

    華為的會計憑證、財務核算
    太牛了!

    華為的會計憑證,看看他華為全球統一的賬務核算體系優點也能知道:

    1、效率高,成本費節省。每一個工作崗位足夠細分,在此崗位的人員對該工作易做到熟練;集中處理會計核算,需要會計人員較少,人工成本降低溝通成本也隨之降低。

    2、賬務核算的獨立性很高,監控能力很強。

    3、賬務處理偏嚴。收入確認標準嚴格,費用成本確認扎實。華為的利潤和經營活動凈現金流量保持高度正相關。華為真正做到了既有利潤又有現金流,所以可以每年給虛擬股東分紅,并且分紅比例相當高。

    4、數據客觀公允,績效考核相對公平。

    在華為進行賬務集中管理要求做到會計核算四個統一。

    一所有的流程應該統一,
    二是所有的制度統一,
    三是所有編碼統一,
    四是表格模板化。

    以華為的費用報銷流程為例,之前是網頁SSE系統,進入系統之填寫審批電子流發起報銷流程。發起報銷流程后,先有所屬主管確認,二級部門領導審批。同時你把報銷單交給部門秘書,秘書在系統里面做簽收,簽收之后秘書定期將憑證寄往深圳,財務收到報銷憑證后會給你打款。為了節省成本,財務對報銷單據審核以抽查為準,對員工信譽做相應記錄。根據信譽記錄確定抽查概率。

    華為的賬務核算基調是偏嚴,目的是確保利潤質量。譬如,確認收入時要求同時做到四點:
    第一,已經簽訂的銷售合同,
    第二,產品已經交付并且安裝調試完畢,并取得了終驗證明;
    第三,已向客戶開具了發票并被客戶簽收,
    第四,收到合同約定的頭期款。

    對于資產折舊、費用攤銷、資產減值確認標準也很嚴苛,所以華為賬面資產里基本沒有潛虧。

    任總對賬務核算最核心的要求是數據質量有保證。不能反映業務真實狀況的財務數據是不準確的。任總要求財務核算的深度與廣度應該和IFS和LTC討論,并非維度越細越好,但是要通過公開上游業務環節的數據問題解決財務數據的質量問題。華為的啟動IFS變革的目的是要打通LTC(從機會點到現金)。IFS變革讓華為真正做到了財務和業務匹配。

    02

    華為的費用報銷審批制度曝光

    小圈在網上找到一份華為的出差費用管理制度:

    圖片

    華為對員工出差有著非常嚴格的規定,在審批上更是嚴格把關,充分放權,員工和主管都必須承擔相應的責任,避免弄虛作假。

    *員工應承擔以下責任:
    1、出差前填寫出差申請并提交直接主管批準。
    2、對發生的差旅費用進行合理的成本控制。
    3、對各項差旅費用,在發生之前已經充分理解本制度對此的規定。
    4、任何與本制度不符、或超出本制度所規定標準的費用,須事先獲得財務權簽人批準,并將財務權簽人的批示附在費用報銷單后,沒有批示將按正常標準或范圍報銷,超過標準或范圍的部分由個人承擔。
    5、出差返回后,及時填寫正確的費用報銷單據并附上相應原始票據,報銷費用。
    6、保證費用發生的真實性,如實申報本人所發生的出差費用及相關補助,嚴禁私費公報。
    7、對于財務的詢問及問題反饋,及時予以回答和處理。

    *主管應承擔以下責任:
    1、對部門的出差需求進行合理有效的成本控制。
    2、員工出差前,由直接主管審批員工的出差申請,避免不必要的出差,以控制成本。
    3、對員工所報銷費用的必要性、真實性、合理性進行全面審核,確保所發生各項費用符合本制度。
    4、對財務反饋的員工報銷問題予以關注。

    從公布的這份制度中可以看出,華為對費用報銷審批有以下幾點要求:

    華為費用報銷審批要求:

    首先,由主管領導對下屬費用報銷的真實性和合理性把關。

    華為的會計人員一般不對費用發票做實質性審核,不審核有幾個原因:

    第一,費用的真實性應由報銷人員的主管領導把關,因為他們才真正知情;
    第二,費用審核工作量很大,成本效益上不劃算。

    譬如,公司全年120萬筆費用報銷,每一單審核需要3分鐘的話,總計耗時需360萬分鐘。這360萬分鐘的費用審核需要多少人工去完成呢?

    有人擔心,有人虛假報銷怎么辦呢?除了前端主管領導的把關,華為在后端通過審計抽查對此予以監督。審計抽查是一種事后監控模式,如果抽查發現有問題,弄虛作假者會受到較重的處罰。

    其次,限定領導電子審批的時間。

    為了保證費用報銷審批的及時性,華為規定了電子審批的時限。自電子流流轉到審批人之日起超過一定時間沒有審批的,系統將自動跳轉到下個環節,默認本環節審批人已經同意。

    當然,默認審批通過出了問題的,仍需由該審批人承擔。另外,公司會定期提取審批時效記錄予以通報,超時審批會給予批評。

    第三,限定員工費用報銷的時限。

    華為員工費用報銷原則上要在費用發生后三個月內進行。如超過三個月,但未超過六個月,需說明未及時報銷的原因申請特批。超過六個月的,不能報銷。

    第四,丟失發票只報銷費用的50%。

    如果員工不小心將發票弄丟了,只要能證明費用真實發生了,也可報銷。但報銷時需要寫詳細的情況說明。審批通過后可報銷費用的一半。

    為什么只報銷一半呢?一方面,發票丟失了,所報銷的費用不能在所得稅前扣除,這意味著公司要承擔25%的所得稅損失,這部分損失是員工造成的,理應由員工負擔。另外的25%帶有處罰性質,可視作對個人粗心大意弄丟發票的懲處。


    03

    附最全的憑證填制、裝訂的標準

    1、摘要根據實際情況該詳細的詳細,該模糊的模糊的。

    2、某些憑證應從中間科目過賬,以便查賬、統計。如現款銷售,也從"應收賬款"過一下;發放工資或福利,通過"應付職工薪酬"過一下。  

    3、錯誤憑證調整或沖銷應在原始憑證備注說明。

    4、替票問題的處理。 

    5、憑證附件的張數如何計算。

    記賬憑證附件張數計算的原則是:沒有經過匯總的原始憑證,按自然張數計算;經過匯總的原始憑證,每一張匯總單或匯總表算一張,因為原始憑證張數已在匯總單的"所附原始憑證張數"欄內已作了登記。 

    6、原始憑證丟失的處理方法。

    從外單位取得的原始憑證如有遺失,應當取得原開具單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內容等,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位領導人批準后,代作原始憑證。

    7、票據審核后的處理

    視情況而定,有退回、報銷、作廢三種情況。

    ①退回:單據不齊(應附而未付)、簽字不全,退回報銷人補充完善。 

    ②報銷:完全符合要求則直接報銷;如果單據齊全,簽字齊備,只是個別票據不能報銷,則不能直接涂改報銷金額,也不應退回報銷人重新填報、重新走簽字流程,而應在報銷單上寫"核報金額XX元"后報銷。

    ③作廢:如果報銷人弄虛作假,經核實后,則直接作廢,不予報銷。 

    8、幾個單位共擔電費和物業代收電費的處理。

    公司與其他企業、個人共用水電的,可憑租賃合同、共用水電各方蓋章(或簽字)確認的水電分割單、水電部門開具的水電發票的復印件、付款單據等入賬。

    水電費由物業公司代收且無法單獨取得發票的,憑物業公司出具的水電費使用記錄證明、水電部門開具的水電發票的復印件、付款單據等入賬。

    否則,在所得稅匯算清繳時,稅務不會允許稅前扣除。那么我們在日常工作中該怎么處理會計憑證呢?

    第一步,會計憑證的粘貼

    1. 粘貼多張憑證的時候,要對齊背后的粘貼單粘完一張票據之后,約錯開1厘米左右的距離,繼續貼下一張,示例:

    圖片圖片來源:吾先生繪制

    如果票據比較多的情況,可以適當增加數量,采用魚鱗貼票法,分類粘貼妥當。示例:

    圖片
    圖片來源:吾先生繪制

    注意啦:
    *首推用膠水,其次是固體膠棒,雙面膠點點膠不推薦使用
    *憑證粘貼的順序,由左往右,從小到大開始粘貼
    * 如果遇到發票面積較大,超過粘貼單上下限或左右限則可以:
    1)在不影響內容的情況下縮放,以縮放的復印件作為憑證
    2)裁剪折疊在一起
    ①裁剪時,需要注意憑證的內容不要被裁剪
    ②需要折疊的憑證(發票超過了粘貼單),粘貼單的右上角為基準對齊粘貼。超出部分,則折疊起來。


    最后,報銷匯總單上需要注明實際附件張數。(每張票據均需蓋附件章。付款單位(或客戶)處請蓋本單位名稱章。)

    最后示例:


    第二步,會計憑證裝訂

    分為手動版和機動版,機動版又分為便價版和高級版

    先說手動版:要裝備的工具有:裝訂線、回形夾、大夾子(兩個)、對角紙

    步驟:
    1.將記賬憑證同封面、封底、封角弄整整齊齊的,用夾子固定住
    2. 在憑證上打兩個孔。(孔的位置、兩孔的距離需要注意)

    圖片
    (圖片來源:吾先生繪制)

    3. 然后針線穿過,要裝訂牢固(針線是財務專用的)。在背面線打結。

    4. 針線穿好,牢固后,封角上抹固體膠

    5. 固體膠抹好后,封角延虛線斜向上折疊,反到背面繼續整齊折疊

    圖片
    (圖片來源:吾先生繪制)

    有條件的可以選擇購買機械輔助,如果每月憑證不多的,手動裝訂問題不大。

    最后,在大家完成會計憑證粘貼、裝訂之后,“豆腐塊”樣的會計憑證冊子就做出來了。從此強迫癥的心安了,憑證也咵咵咵像新書一樣,美觀整潔啦。


    04

    報銷單據粘貼的原則

    1、在實際工作中由于原始憑證種類繁多,但為便于裝訂和保管,我們需要對附件進行必要的外形加工。

    2、票據粘貼方法多樣,粘貼票據時應根據票據的多少、紙張的大小,選擇合適的方法,但應以整個票據平整、美觀為準。

    3、粘貼的票據要求正面朝上,以便于日后審核與查閱。

    4、同類型的票據貼在一起。

    5、大張的票據只需粘貼票據的左上角,小張的票據需均勻的粘貼在粘貼單上,不能厚薄不勻。

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    05

    票據整理、粘貼要求

    1、票據分類,對于集中較多的票據按照內容進行分類,如辦公用品、電話費、差旅費、設備維修費、市內交通費等等,按照票據類型分別粘貼。

    2、準備粘貼單,可使用作廢的打印紙,裁剪為21cmX 15cm大小的紙張(約半張A4紙)。

    3、將票據整理后,將膠水涂抹在票據左側背面,沿著粘貼單左起約3公分處依次均勻排開橫向粘貼,應避免將票據貼出粘貼單外。不要將票據集中在粘貼紙中間粘貼,以免造成中間厚,四周薄,使憑證裝訂起來不整齊,達不到檔案保存要求。

    4、如票據大小不一樣,可以在同一張粘貼單上按照先大后小的順序粘貼。  

    5、票據比較多時可使用多張粘貼單。

    6、對于比粘貼單大的票據或其他附件,也應按上述辦法,超出部分可以按照粘貼紙大小折疊在粘貼范圍之內。

    長型的票據折疊方法如下:

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    寬型的票據折疊方法如下:

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    06

    填寫規范及注意事項

    1、所有經濟業務均應提供正規合法票據;發票要填寫完整,字跡清晰,沒有涂改、污染,發票專用章清晰可辨。發票抬頭要寫公司全稱,假發票、空白發票和填寫不規范的發票,不予報銷。

    2、應使用黑色水筆或鋼筆以規范漢字填寫粘貼單,不允許使用圓珠筆、鉛筆或者紅色的筆書寫,并且不得涂改,經辦人、報賬人等信息應如實完整填寫。

    3、不要將票據倒置粘貼。

    4、不要用訂書機、大頭針、回形針等固定票據。

    5、粘貼票據涂抹適量的固體或者液體膠水即可,以保證長時間不脫落為準。

    6、發票上未列清詳細品名、數量、單價的(比如只寫了“辦公用品一批XXX元”)以及各種購買物品的定額發票,無論金額大小,均須附有購貨清單或小票。

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    07

    會計憑證附件要求常見錯誤

       
    費用類
       
    不規范點
    規范附件明細
    1、辦公用品費
    1:購買辦公用品只有發票,沒有其他單據。
    2:批量購買辦公用品,沒有采購入庫和各部門領用單。

    經審批的請購單、發票、入庫單、支出憑單、銀行回單等相關資料
    2、差旅費
    只有差旅費報銷單沒有行程單等記錄。

    出差工作計劃書(出差行程單)、發票、差旅報銷單、銀行回單等相關資料
    3、車輛修理費/汽油費
    1:只有修理費/汽油費發票,企業沒有車輛。
    經審批的汽車修理清單、發票、支出憑單、銀行回單等相關資料
    4、.稅款繳納
    只有銀行回單,未有申報表或稅收繳款書。
    納稅申報表主表或網上打印、支出憑單、稅收繳款書或銀行代扣款回單等相關資料
    5、勞保用品
    1:批量購買老保用品,沒有采購入庫和各部門領用單。
    2:各部門領用勞保用品未有部門領用單或者單據部門不全
    經審批的請購單、發票、入庫單、支出憑單、銀行回單等相關資料
    6、廣告費
    只有發票和合同,未有照片或者其他廣告樣本等輔助證明資料。
      

    經審批的合同、發票、相關的照片、支出憑單等相關資料
    7、會務費
    只有會議費發票未有,會議議程、簽到表、會議照片等證明資料。
    經審批會議預算、合同、會議結算清單、發票、會議議程、簽到表、會議照片、支出憑單等相關資料
    9、運費/快遞費
    1:快遞費月結沒有與快遞/物流公司簽署合同
    2:月結單沒有核對記錄及內部審批記錄。
    委托運輸協議、運費結算單、發票、支出憑單等相關資料


    供應鏈類
    常見不規范點
    規范附件
    一、原料采購


    1、預付款
    預付款只付銀行回單,未后附合同。
    采購合同、采購付款單等相關資料
    2、預付款核銷
    未后附相關單據
      

    采購合同、原材料采購入庫單、收貨報告單、發票、采購付款單等相關資料
    3、貨到付款
    1:未后附采購合同、原材料采購入庫單、收貨報告單。
    2:以供應商的送貨單為入庫單,未有企業自己的入庫單。
    采購合同、原材料采購入庫單、收貨報告單、發票、采購付款單等相關資料
    4、采購入庫
    1:以供應商的送貨單為入庫單,未有企業自己的入庫單。
    2:退料單單據未齊全
    采購入庫單、采購收貨報告單等相關資料
    二、產品生產


    1、生產領用
    原材料領用單,單據上的信息要素不齊全,不便于會計和稅務核算所用。
    《生產耗用表》、原材料領用單
    2、產品入庫結轉
    產品入庫單,單據上的信息要素不齊全,不便于會計和稅務核算所用。
    《生產成本表》、產品入庫單
    三、產品銷售


    1、銷售收入確認/銷售成本結轉
    銷售收入確認和結轉成本附件只有發票,沒有其他單據作為附件。
    發票、銷售出庫單表、銷售單、銷售成本結轉等相關資料
    四、產品研發


    1、研發領料單
    研發領料單,相關單據要素不齊全。比如未有具體研發部門及研發項目。
    研發領料單、研發采購合同,采購入庫單,領用單。
    2、研發費用分攤
    附件所附研發費用分攤明細表,研發費用分攤依據不明確,標準不統一。
    研發費用分攤表、研發費用分攤依據等資料。
    資產類
    常見不規范點
    規范附件
    固定資產及低值易耗


    1、資產購買
    1:只有固定資產發票,沒有其他單據。
    2:沒有固定資產部門領用單,無法確定具體使用部門和日期。
    經審批的請購單、合同、發票、入庫單/驗收單、資產照片、支出憑單等相關資料
    2、資產修理
    只有修理發票,沒有修理固定資產其他單據。
    經審批的單據、修理報告單、發票、支出憑單等相關資料
    3、資產清理或盈虧處理
    固定資產清理和盤虧單據上相關信息處理不完全,不能為會計核算提供相關齊全要素。
    經審批的簽呈、溢缺明細表等相關資料
    4、固定資產折舊的計提
    采用系統的,未將系統每月固定資產折舊打印出來作為附件。
    固定資產折舊計提表等相關資料
    5、低值易耗品
    只有采購低值易耗品發票,未有相關的入庫及部門領用單據。
    經審批的請購單(簽呈)、合同、發票、入庫單、支出憑單等相關資料
     計提類
    常見不規范點
    規范附件
    1、薪資及績效計提
    相關月份暫估薪資會計處理,未有相關附件。
    薪資及績效計提表等相關資料
    2、年終獎金的計提
    年終獎計提未有具體計提依據相關資料
    年終獎計提表等相關資料
    3、稅費計提
    稅費計提未有相關附件附在會計分錄后
    各項稅費計算表等相關資料
    4、壞賬準備的計提
    只對應收賬款計提壞賬準備,未有其他應收款壞賬計提資料
    壞賬準備計提明細表(應收、其他應收)等相關資料
    5、費用攤銷
    費用攤銷的依據不明確,或分攤依據不合理。
    待攤項目攤銷表等相關資料


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